شرح وظایف تیم محتوا در ساختار کسب و کاری محتوا محور (ساختار الف)
وظایف اصلی مدیر محتوا
در این ساختار «مدیر محتوا» اصولا دو وظیفه اصلی و دائمی و روزانه دارد و آن دو مدیریت پروژه محتوایی و مدیریت فرآیندهای محتوایی است.
مدیریت پروژه
– تعریف پروژه‌های محتوایی: مدیر محتوا باید بتواند پروژه‌های محتوایی را بر اساس اهداف کسب‌وکار تعریف کند. این شامل مشخص کردن نوع محتوا، مخاطب هدف، کانال‌های توزیع و زمان‌بندی پروژه است.
– شکستن پروژه به تسک‌های مختلف: با استفاده از مفاهیم استاندارد مدیریت پروژه مانند PMBOK، مدیر محتوا پروژه را به وظایف کوچکتر تقسیم می‌کند تا اعضای تیم بتوانند به صورت مؤثر روی آنها کار کنند.
– تدوین سند پیشرفت پروژه: ایجاد گانت‌چارت که نمایش دهنده زمان‌بندی و پیشرفت پروژه است. این سند کمک می‌کند تا تمامی اعضای تیم بدانند در هر لحظه چه کاری باید انجام دهند و چه زمانی باید آن را تکمیل کنند.
– تعیین KPIها بر مبنای OKR های دریافتی از مدیران ارشد: مدیر محتوا باید شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را بر اساس اهداف و نتایج کلیدی (OKR) تعیین کند تا بتواند پیشرفت پروژه را اندازه‌گیری و ارزیابی کند.
– گزارش زمان‌دار فعالیت‌ها و پیشرفت پروژه به مدیران ارشد: ارائه گزارش‌های منظم از پیشرفت پروژه به مدیران بالاتر برای اطلاع‌رسانی و دریافت بازخورد.
– تدوین بودجه مورد نیاز هر پروژه: ایجاد برنامه مالی برای هر پروژه که شامل پیش‌بینی هزینه‌ها و تخصیص منابع مالی است. این برنامه به مدیر محتوا کمک می‌کند تا پروژه‌ها را با توجه به منابع موجود به بهترین نحو مدیریت کند.
مدیریت فرآیند
– مدیریت تیم محتوا: هدایت و هماهنگی تیم‌های مختلف محتوا، شامل نویسندگان، ویراستاران، طراحان و متخصصان سئو. مدیر محتوا باید اطمینان حاصل کند که همه اعضای تیم به درستی وظایف خود را انجام می‌دهند و هماهنگی بین آنها وجود دارد.
– مدیریت تعارض بین اعضای تیم: حل و فصل اختلافات و ایجاد هماهنگی بین اعضای تیم. مدیر محتوا باید بتواند به صورت مؤثر با تعارض‌ها برخورد کند و یک محیط کاری مثبت و سازنده ایجاد کند.
– گزارش‌دهی و گزارش‌گیری از تیم: دریافت و ارائه گزارش‌های منظم از و به تیم محتوا. این گزارش‌ها شامل پیشرفت پروژه، چالش‌ها و نیازهای تیم است که به مدیر محتوا کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری‌های بهتری داشته باشد.
اما تیم محتوا چه وظایفی در این ساختار دارد؟
شرح وظایف تیم محتوا
هر واحدی از تیم محتوا وظایف جداگانه و مشخصی دارد که در یک ساختار ایده‌آل جای می‌گیرند، اما ممکن است تیم محتوای سایت شما مجبور به انجام بیش از یک وظیفه باشد. به عنوان مدیر محتوا باید همواره ظرفیت نیروها و توان انجام کار آنها و نیز وظیفه‌ای که در قبال شما و کسب و کار را دارند بدانید تا بتوانید از صحت انجام آن کارها مطمئن شوید.
- واحد محتوای سایت و محصول:
– تولید و مدیریت محتوای سایت و محصولات دیجیتال: این واحد مسئول تولید محتوای اصلی برای سایت و محصولات دیجیتال است. این شامل مقالات، بلاگ‌ها، ویدئوها، پادکست‌ها و سایر انواع محتوا می‌شود.
– اطمینان از کیفیت و هماهنگی محتوا با استراتژی کلی سازمان: این واحد باید اطمینان حاصل کند که تمام محتواهای تولید شده با استراتژی کلی سازمان هماهنگ و از کیفیت بالایی برخوردار هستند.
– بررسی و تحلیل عملکرد محتوا و انجام بهبودهای مستمر: این واحد باید عملکرد محتوا را با استفاده از ابزارهای تحلیل مختلف بررسی کند و بر اساس بازخوردها و داده‌ها بهبودهای لازم را اعمال کند.
- واحد محتوای روزانه و محتوای دیجیتال:
– تولید محتوای روزانه برای شبکه‌های اجتماعی و سایت: این واحد مسئول تولید محتوای روزانه برای شبکه‌های اجتماعی و سایت است. این محتواها باید جذاب و متنوع باشند تا تعامل با مخاطبان حفظ شود.
– مدیریت و نظارت بر حساب‌های شبکه‌های اجتماعی: این واحد باید حساب‌های شبکه‌های اجتماعی سازمان را مدیریت کند، از جمله برنامه‌ریزی و انتشار محتوا، پاسخ‌گویی به نظرات و مدیریت تعاملات.
– تعامل با مخاطبان و پاسخ‌گویی به نظرات و سوالات: این واحد باید به طور مستمر با مخاطبان در ارتباط باشد، به نظرات و سوالات آنها پاسخ دهد و بازخوردهای آنها را جمع‌آوری کند.
- واحد توسعه ساختاری محتوا یا سئو:
– بهینه‌سازی محتوا برای موتورهای جستجو: این واحد مسئول بهینه‌سازی محتوای سایت برای موتورهای جستجو است تا رتبه‌بندی سایت در نتایج جستجو بهبود یابد و ترافیک بیشتری جذب شود.
– تحلیل و بررسی داده‌های جستجو و پیشنهادات برای بهبود محتوا: این واحد باید داده‌های جستجو را تحلیل کند و پیشنهادات بهبود محتوا را ارائه دهد تا محتوای سایت همیشه بهینه باشد.
– توسعه ساختار محتوایی سایت: این واحد باید ساختار محتوایی سایت را به گونه‌ای توسعه دهد که کاربران به راحتی بتوانند به محتوا دسترسی پیدا کنند و تجربه کاربری بهتری داشته باشند.
- واحد روابط عمومی و رسانه‌ها:
– ایجاد و مدیریت روابط با رسانه‌ها: این واحد باید روابط قوی با رسانه‌ها ایجاد و مدیریت کند تا بتواند اخبار و محتوای سازمان را به درستی منتشر کند.
– انتشار اخبار و اطلاعیه‌های سازمان: این واحد مسئول انتشار اخبار و اطلاعیه‌های مهم سازمان است تا اطلاعات به موقع به مخاطبان برسد.
– مدیریت روابط عمومی و بهبود تصویر عمومی سازمان: این واحد باید بر روی بهبود تصویر عمومی سازمان کار کند و با استفاده از استراتژی‌های مختلف روابط عمومی، برند سازمان را تقویت کند.
- واحد ارتباط با مشتری:
– پاسخ‌گویی به سوالات و نیازهای مشتریان: این واحد باید به سوالات و نیازهای مشتریان پاسخ دهد و اطمینان حاصل کند که مشتریان از خدمات سازمان راضی هستند.
– جمع‌آوری بازخورد از مشتریان و ارائه به واحدهای مرتبط: این واحد باید بازخوردهای مشتریان را جمع‌آوری کرده و به واحدهای مرتبط ارائه دهد تا بهبودهای لازم اعمال شود.
– بهبود خدمات و محصولات بر اساس بازخورد مشتریان: این واحد باید بر اساس بازخوردهای دریافتی از مشتریان، خدمات و محصولات را بهبود بخشد تا رضایت مشتریان افزایش یابد.
این بخش از درس برای فهم ساختار ضرورت چندانی ندارد، اما اگر روزی خواستید مدیر محتوا استخدام کنید، مرور این بخش می‌تواند به شما کمک کند.
نکات مهم در استخدام مدیر محتوا
– تجربه در تولید محتوا و مدیریت شبکه‌های اجتماعی: مدیر محتوا باید دارای تجربه کافی در زمینه تولید محتوا و مدیریت شبکه‌های اجتماعی باشد.
– تمرکز بر نظارت و مدیریت پروژه‌های محتوایی: وظایف مدیر محتوا باید بیشتر به نظارت و مدیریت پروژه‌های محتوایی متمرکز باشد و نباید مستقیماً در تولید محتوا نقش داشته باشد.
– تفاوت در شرح وظایف مدیر محتوا و کارشناسان محتوا: وظایف مدیر محتوا باید با وظایف کارشناس و کارشناس ارشد محتوا متفاوت باشد و برای هر کدام مأموریت‌های مشخصی تعریف شود.
با رعایت این نکات و تعریف درست شرح شغلی، می‌توان از تداخل وظایف جلوگیری کرد و عملکرد بهینه‌ای از تیم محتوا انتظار داشت.